Tuula tietää kaiken – hiljainen tieto organisaatioissa
Hiljainen tieto: organisaation voimavara ja vaaranpaikka
Me täällä Gispolla toteutamme usein projekteja, joissa asiakkaan paikkatietoaineistot ja niiden käsittelyn prosessit siirretään uuteen tietojärjestelmään. Homma etenee klassisesti käsitteiden määrittelystä tietomallin nykytilanteen kuvaamiseen ja sitten suunnitelmaan, miten aineistoja olisi paras hallinnoida uusissa tietokannoissa. Tyypillisesti isossa organisaatiossa osa käytetyistä ohjelmistoista voi olla vanhojakin, ja dataa on kertynyt pitkältä ajalta. Prosessit, joilla tietoa siirretään ohjelmistojen välillä ja mahdollinen raportointi eteenpäin ovat vakiintuneet pitkän ajan kuluessa, ja homma toimii totuttuja uria pitkin.
Sitten jokin viranomaispäätös tai vanhan ohjelmiston tuen loppuminen pakottaa organisaation muutokseen. Samalla ruvetaan kartoittamaan edullisempia ja avoimempia ratkaisuja, siivoamaan vanhoista tietokannoista tarpeettomia tuplakappaleita ja järkeistämään käsin tehtävää tiedonsiirtoa. Konsultin kanssa samassa kokoushuoneessa istuvat asiantuntijat ja projektipäälliköt ovat innoissaan: vihdoinkin tähän saadaan joku selkeys!
Kun katseet alkavat harhailla
Kun ryhdymme kartoittamaan nykytilaa ja piirtämään siitä riittävän tarkkaa kaaviota, törmäämme usein vaiheeseen, jossa kokoushuoneessa ei enää vallitsekaan yksimielisyys. Kukaan ei tunnu oikein tietävän, mistä raakadata tulee, miten se myöhemmin siirtyy toiseen järjestelmään tai miten muutoksia tallennetaan. Katseet alkavat harhailla. Sitten kuuluu jo tutuksi tullut lause: “Tätä pitäis oikeastaan kysyä Tuulalta!”
“Tuula” (joskus myös Timo) viittaa tässä yläkäsitteeseen, joka kattaa kaikki datan käsittelyn työmyyrät. Tuula on ollut talossa töissä pitkään, paljon pidempään kuin tuoreemman koulutuksen saaneet projektipäälliköt. Hän on nähnyt tiedonkäsittelyn automatisoitumisen vaiheet ja tietää aineiston historian. Hänellä on pieni työpiste, siellä pöytäkone ja ergonominen hiiri, ja raudanlujat rutiinit ohjelmistojen käyttöön. Tuula hälytetään paikalle seuraavaan kokoukseen, jossa hän istuu hiukan orvon näköisenä. Ryhti nousee kuitenkin pian, kun esimiehetkin myöntävät, etteivät he oikeastaan tiedä miten Tuula tehtävänsä tekee, koska se on aina hoitunut moitteetta. Tuulan avulla tietomalli tarkentuu, tarpeettomat työvaiheet tunnistetaan, ja samalla saadaan arvokasta palautetta käytettävyyden huomioimisesta uudessa järjestelmässä.
Tuula, ethän jää bussin alle tai edes eläkkeelle
Tuulan hiljainen tieto on arvokasta, mutta samalla vaarallista. Jono Bacon esittelee kirjassaan The Art of Community niin sanotun bussiskenaarion: jos avoimen lähdekoodin kehitysprojektin hallinnointi lepää yhden ihmisen harteilla, ja tämä henkilö jää bussin alle, koko projekti pysähtyy, jos projektia ei ole dokumentoitu hyvin. Tapahtuman ei tietenkään tarvitse olla näin dramaattinen. Työntekijät saattavat jäädä sairaslomalle, vuorotteluvapaalle tai eläkkeelle tai vaihtaa kokonaan työpaikkaa. Heidän mukanaan menetetään jatkuvasti hiljaista tietoa ja arvokkaita kontakteja toisiin organisaatioihin.
Mitä jos jokaisesta muutoksesta kirjautuisi tieto tietojärjestelmään?
Jo syntynyttä hiljaista tietoa pitää pystyä hyödyntämään, ja samalla huolehtimaan siitä, että jatkossa kaikki tieto olisi myös dokumentoitu. Tätä voidaan tukea mm. tietokannan automaattisella lokituksella. Kun jokaisesta muutoksesta kirjautuu tieto siitä, kuka muutoksen on tehnyt ja milloin sekä lyhyt päiväkirjamerkintä muutoksen syistä, on aineiston historia jäljitettävissä luotettavasti. Käyttäjää vaihe vaiheelta ohjaava käyttöliittymä vastaa Tuulan päässä olevaa prosessimallia ja varmistaa, ettei mikään työvaihe pääse unohtumaan. Automaattiset tarkistukset esim. päivämäärien oikeellisuudesta ja tyhjäksi jätetyistä kentistä on helppo toteuttaa joko tietokannan tasolla tai suoraan QGISin käyttöliittymään. Kenttien linkitetyt arvoluettelot vapauttavat tiedonkäsittelijän aivokapasiteettia tärkeämpiin tehtäviin, kun jokaista numerokoodia ja kirjoitusasua ei tarvitse muistaa ulkoa tai tarkistaa erillisestä luettelosta.
Tuula tarvitaan suunnitteluun mukaan
Yllä luetellut asiat saattavat kuulostaa pieniltä, mutta niillä on suuri merkitys, kun käsiteltävän datan määrä on suuri ja päivittäisiä toistoja tulee kymmeniä ja satoja. Yhtä tärkeää on, että ne suunnitellaan yhdessä Tuulan kanssa. Hänhän loppujen lopuksi tietää, millaisia toimintoja tarvitaan, ja on uudenkin tietojärjestelmän loppukäyttäjä. Tuulaa ei voi korvata automatisoiduilla toiminnoilla, mutta hänen työtehoaan ja -tyytyväisyyttään voi kasvattaa. Tietojärjestelmä koostuu paitsi ohjelmistoista ja tietokannoista, myös niitä käyttävistä ihmisistä.
